Os métodos que se usam para o Controle Interno da Qualidade

Planilhas eletrônicas

Planilhas eletrônicas são programas de computador que apresentam ao usuário diferentes tabelas, que podem receber informações, fórmulas, cálculos diversos e funções matemáticas complexas.

As planilhas tornaram-se aplicativos comuns, utilizados nos negócios de hoje, para tudo — como cálculos simples, bancos de dados e diversas formas improvisadas. Usam-nas para acompanhar uma ampla gama de informações, desde horas de funcionários nas empresas, relatórios de despesas domésticas, projetos sofisticados de engenharia, cálculos financeiros etc.

O histórico do uso das planilhas é longo na breve história da informática, tendo havido alguns nomes de programas que ficaram famosos, como Visicalc (a primeira de que se tem notícia, criada por Dan Bricklin e Bob Frankston), Lotus 123 e a mais recente, Microsoft Excel®, que superou todas as anteriores.

Devido a que as planilhas são claramente úteis no ramo dos negócios, dada a sua popularidade e versatilidade de uso são frequentemente aplicadas em tarefas em que estão mal adaptadas — tarefas que estariam tratadas mais adequadamente em sistemas de bancos de dados, que são também sistemas de informática com muita capacidade e robustez.

Em relação a qualquer ferramenta de software, o risco é acreditar que as planilhas são panaceia para todos os problemas.

Profissionais de laboratórios em nosso país declaram utilizar planilhas Excel® como método de controle dos seus sistemas analíticos.

Muitos laboratórios usam planilhas para Controle Interno da Qualidade (CIQ) e relatórios, mas os aspectos de inadequação no uso de planilhas eletrônicas para o CIQ são substanciais. Há pouca discussão sobre esse assunto e a comunidade de profissionais segue com crenças sobre essa aplicação. Alguns fizeram adaptações do programa Microsoft Excel®, uma vez que o CIQ é um Controle Estatístico de Processos, daí a ideia imediata de usar as funções estatísticas já embutidas nesse programa para aplicar no CIQ.

Pesquisando por publicações científicas no PubMed, que dessem suporte à utilização de planilhas no CIQ, encontramos citações bem antigas (1986, 1994) e que não citam claramente essa aplicação para o controle quantitativo.

Ainda não conhecemos as posições dos órgãos de acreditação, ou dos fiscais da Vigilância Sanitária sobre o quanto atendem aos requisitos os laboratórios que utilizam esse método.

Este eBook abre a discussão sobre o uso de planilhas como forma de realizar o CIQ. Busca apontar e discutir os tópicos que destacam como as planilhas podem ser inadequadas e dá recomendações para a implementação de um método de controle dedicado e eficaz.

É compreensível que os profissionais de laboratórios procurem usar métodos de informática para resolverem sua necessidade de realizar diariamente o CIQ, evitando o enorme trabalho com os cálculos estatísticos. Ter uma forma de lidar com essa demanda de cálculos e manter bons registros de maneira prática é sem dúvida um valor, daí a ideia de tentar o uso de planilhas. Contudo, essa adaptação é apenas parcial e há muito se sabe o quanto essa prática pode ser restrita e inadequada, quando o propósito é ser efetivo no controle da imprecisão analítica. Menos, é muitas vezes menos mesmo.

Para melhor explicar o nosso pensamento, faremos analogia quanto ao uso da ferramenta planilha para o CIQ e o uso de ferramentas comuns no cotidiano — alicate e martelo.

Imagine que você deseja ver um bonito quadro pendurado em uma parede e quer usar a ferramenta alicate para fixar um prego que irá sustentar aquele quadro. Pode até funcionar tentar pregar com alicate, mas não é a melhor ferramenta e seu uso poderá acarretar problemas, como um dedo machucado e o prego torto e instável. Assim também é fazer o CIQ com a ferramenta Excel® — análises diárias do material e os esforços para lançar na planilha resultados de corridas.

Nosso entendimento é que sua utilização não compensa e a prática não resiste um mês, consequência da confusão gerada com a tentativa de usá-la para todos os testes quantitativos.

Pelas minhas buscas na internet não foi possível encontrar uma planilha Excel® que faça bem o CIQ. A que encontrei com esse propósito não apresenta recursos mínimos: não tem possibilidade de tratar mais de um nível de controle, não tem gráfico de Levey-Jennings com padrões de cores de linhas, não testa as regras múltiplas de Westgard e não emite alertas automáticos — e o profissional não conseguirá tratar os inúmeros testes quantitativos, com registros e relatórios. Enfim, é um alicate de boa qualidade, mas ainda um alicate.

Se você já gasta recursos com o material de controle e tem o trabalho de realizar as análises, por que não completar com ferramentas especialistas de cálculos para o CIQ que irão de fato te ajudar a controlar seus sistemas? Por que não usar as regras de Westgard para melhores resultados do seu método de controle? Se você adotar programas especialistas bem indicados (a ferramenta certa) poderá contar com participação de seus auxiliares de bancada, a quem você delegará funções no CIQ. Seu Controle Interno será muito mais efetivo.

Para a realização do CIQ são necessários cálculos estatísticos, o que as planilhas realizam com muita facilidade se bem montadas. Alguns estudiosos do CIQ perceberam que poderiam construir planilhas que, se bem alimentadas com as funções estatísticas, forneceriam os resultados necessários para serem usados para julgamento da estabilidade do sistema analítico, a um baixo custo. Elas não exigem implantação adicional de sistema, uma vez que os programas de planilhas estão disponíveis junto a outros pacotes de escritório.

O que não se considerou, parece, é que para realizar o CIQ são necessárias ações diárias para inúmeros analitos e processos de alimentação, análise e relatórios, para o que as planilhas não são amigáveis. Há então o risco do abandono do controle, porque os resultados que se obtém são insuficientes, apesar do esforço muito grande.

Se for feita pesquisa na base de dados do National Library of Medicine — o PubMed, a maior base de dados em informações científicas em saúde — com a busca pelos termos worksheet in laboratory quality control, o retorno apresenta cinco citações, bastante antigas. Ou seja, não encontramos na literatura recente alguma indicação que defenda o uso de planilhas para apoiar a realização do CIQ, no controle de processos analíticos em laboratórios clínicos.

As planilhas eletrônicas são ferramentas para aplicações genéricas, o que pode ter pouca adaptação a fins específicos. Ter uma planilha específica para o CIQ, que possibilite fazer bem o bom controle, em até três níveis, com regras de Westgard, com gráficos de Levey-Jennings para dezenas de analitos, relatórios a qualquer época, assistente de erros, histórico de não conformidades e outras informações de apoio — tudo isso sem gerar inúmeros arquivos e muita dificuldade para acesso e backup — é um desafio e ainda não a encontrei.

A seguir listamos as funções consideradas imprescindíveis num método de controle — funções que as planilhas não conseguem oferecer adequadamente.

Listamos a seguir algumas das funções consideradas imprescindíveis num método de controle, para que se implante e se mantenha um CIQ capaz de trazer benefícios de fato para a equipe, para o laboratório e para os pacientes.

Não fornece os resultados básicos necessários à verificação do estado de controle, não proporciona confiança nos resultados de pacientes e parece não atender aos requisitos dos programas de acreditação.

Utilizar-se de planilhas como método para realização do Controle Interno da Qualidade tem como maior vantagem o menor custo. Porém, é um método frágil, trabalhoso e que não se mantém mesmo por pouco tempo. Não fornece os resultados básicos necessários à verificação do estado de controle, não proporciona confiança nos resultados de pacientes e parece não atender aos requisitos dos programas de acreditação.

1. Sou envolvido diretamente com um programa dedicado ao Controle Interno da Qualidade, o QualiChart, porque o criei no final da década de 1990 e sou consultor científico.
2. Minhas opiniões sobre as planilhas decorrem da longa experiência com esses aplicativos e com bancos de dados, entendendo suas aplicações.
3. Acredito que possam existir planilhas dedicadas ao Controle Interno da Qualidade, que ainda não tive oportunidade de conhecer.
4. Microsoft e Excel são marcas da Microsoft Co.

A escolha e implantação de um método de controle adequado é um passo de grande sentido para o laboratório. Pode representar garantia de que a equipe conta com ferramenta melhor indicada para a realização do controle, incorporando conceitos e capacidade de enfrentamento de problemas, facilitando a busca de soluções.

As não conformidades do controle sempre ocorrerão. Torna-se necessário poder contar com a ferramenta certa para a identificação adequada, visando sempre aumentar a capacidade de detecção de problemas, com o menor índice de falsas rejeições.

Diferente das soluções adaptadas, um método dedicado é um conjunto de funções agrupadas e sincronizadas, reunindo as melhores características para apoiar a equipe nas tarefas do controle interno. Com ele pode-se contar com suporte e a certeza de que há especialistas cuidando para manter sua funcionalidade, as correções de eventuais problemas, as atualizações segundo as evoluções de conceitos do controle e muito mais.

A escolha do método adequado vai se refletir no médio e longo prazo, com o armazenamento e relatórios, backup de informações e a garantia de poder contar com a rastreabilidade de seus dados pelo período que necessitar.

Usar planilhas eletrônicas como o Excel é uma forma restrita, porém ainda um pouco melhor que usar apenas a avaliação pelo intervalo de bula, que é o método menos adequado.

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Publicado em dezembro de 2013